Exposition d’affiches – FAQ

DATES CLÉS

30 novembre 2024 – 23h59 HNE - Tous les résumés doivent être soumis avant cette date. Après cette heure, l'outil de soumission sera verrouillé, et aucune modification ou nouvelle soumission ne sera possible. Les résumés en cours ou en brouillon doivent être soumis avant cette date limite.
14 décembre 2024 -   Les auteurs recevront les résultats de l’examen de leur résumé par un courriel provenant de CNS-SCN Thematic 2025. Le courriel aura pour objet 'CNS-SCN Thematic 2025 Participation Request' et comprendra des instructions supplémentaires pour les auteurs acceptés.
6 janvier 2025 -Les auteurs-présentateurs des résumés acceptés doivent se connecter à leur portail de résumés unique pour confirmer s'ils acceptent ou refusent l'opportunité de participer à l'Exposition d'affiches. Les auteurs qui ne répondent pas ou refusent seront retirés du programme de résumés. Voir la FAQ #1.
8 janvier 2025 - Date limite du tarif pour les préinscriptions pour tous les participants à la conférence. Les auteurs sont encouragés à s'inscrire avant cette date pour bénéficier des tarifs réduits.
17 janvier 2025 - Date limite pour tous les auteurs-présentateurs de s'inscrire à la conférence thématique de la SCN. Les auteurs-présentateurs des résumés acceptés doivent s'inscrire à l'intégralité de la conférence. Une inscription virtuelle est requise au minimum, bien que la participation en personne soit facultative. Ceux qui ne s'inscrivent pas avant le 17 janvier 2025 seront retirés du programme de résumés.
20 janvier 2025- Les affiches doivent être téléversées dans l'Exposition virtuelle d'affiches de la SCN via le portail de résumés unique de l'auteur-présentateur. Voir la FAQ #4.
27 janvier 2025 - La SCN lance l'Exposition virtuelle d'affiches pour permettre une visualisation anticipée des affiches de la conférence.

 

Lieu de la conférence :

DoubleTree by Hilton Toronto Downtown
108 Chestnut Street, Toronto ON, M5G 1R3

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DÉTAILS DE LA PRÉSENTATION D'AFFICHES

Exposition virtuelle d'affiches : Participation obligatoire

La participation à l'Exposition virtuelle d'affiches est obligatoire. Elle se déroulera du 27 janvier 2025 au 14 février 2025 (les dates de visualisation en ligne peuvent être ajustées), offrant suffisamment de temps aux délégués pour consulter votre résumé. Elle sera promue à plusieurs reprises pendant cette période. Voir la FAQ #4 ci-dessous pour plus de détails. 

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Les auteurs-présentateurs recevront un courriel de CNS-SCN Thematic 2025 avec pour objet 'CNS-SCN Thematic 2025 Participation Request.' Ce courriel contiendra un lien vers votre portail de résumés unique, où vous pourrez confirmer si vous acceptez ou refusez de participer à l'Exposition d'affiches. Des instructions supplémentaires pour les auteurs acceptés seront également incluses. Les auteurs doivent répondre pour indiquer leur participation d'ici le 6 janvier. Ceux qui ne répondent pas ou refusent seront retirés du programme de résumés.

2. Je n'ai pas reçu le courriel de demande de participation le 14 décembre

Veuillez vérifier votre dossier de courriers indésirables, spam ou promotions. Les notifications ont été envoyées à l'adresse courriel utilisée pour la soumission du résumé, qui est la même adresse associée au profil de membre SCN de l'auteur-présentateur. Si vous ne trouvez toujours pas le courriel, veuillez contacter abstracts@cns-scn.ca

3. Que se passe-t-il si je refuse l'opportunité de participer à l'Exposition d'affiches?

Si vous refusez ou ne notifiez pas la SCN avant le 6 janvier 2025, vous serez retiré de toutes les communications liées à l'Exposition d'affiches ainsi que du programme de résumés. Veuillez noter que les frais de soumission du résumé ne sont pas remboursables.

4.  Comment puis-je accéder et gérer mon portail de résumés pour l'Exposition virtuelle d'affiches?

Un lien vers le portail de résumés unique de chaque auteur sera inclus dans le courriel  CNS-SCN Thematic 2025 Participation Request envoyé le ou avant le 14 décembre 2024. Veuillez ajouter ce lien à vos favoris pour y accéder facilement, car les auteurs peuvent retourner à leur portail unique plusieurs fois pour téléverser ou modifier des documents, même après avoir confirmé leur participation.

Les auteurs-présentateurs doivent téléverser les documents requis dans le portail de résumés d'ici le 20 janvier 2025, à 23 h 59 HNE.

Éléments obligatoires à inclure dans le portail de résumés :

• Affiche en format PDF (voir les spécifications techniques supplémentaires dans les FAQ #8-10).
• Résumé de 50 mots présentant ou décrivant le contenu de l'affiche.
• Une courte vidéo (maximum 3 minutes) expliquant les objectifs, les méthodes et les résultats de l'affiche. Pour cela, intégrez le code YouTube ou Vimeo dans votre portail de résumés. Assurez-vous que les paramètres de votre vidéo permettent les commentaires, les téléchargements et l'intégration.

5. Quand dois-je m'inscrire à la conférence?

Les auteurs sont encouragés à s'inscrire avant le 8 janvier 2025 pour bénéficier des tarifs pour les préinscriptions. La date limite finale pour s'inscrire est le 17 janvier 2025 à 23 h 59 HNE. Les auteurs-présentateurs des résumés acceptés doivent s'inscrire à l'intégralité de la conférence. Une inscription virtuelle est requise au minimum, bien que la participation en personne soit facultative. Ceux qui ne s'inscrivent pas avant cette date limite seront retirés du programme de résumés.

6. Les résumés sont-ils publiés ?

Les résumés ne seront pas publiés; cependant, ils peuvent être consultés par les membres de la SCN à l'adresse suivante https://cns-scn.ca/resources/conference-presentations-and-abstracts.   

7. Y a-t-il un coût pour participer à l'Exposition virtuelle d'affiches ?

Le frais de 40,00 $ CAD + taxes, facturé lors de la soumission du résumé, couvre le développement du portail de l'exposition virtuelle. Tous les auteurs dont les résumés sont acceptés doivent s'inscrire à l'intégralité de la conférence thématique de la SCN d'ici le 17 janvier 2025 à 23 h 59 HNE. Ceux qui ne s'inscrivent pas avant le 17 janvier seront retirés du programme de résumés. Les auteurs sont encouragés à s'inscrire avant le 8 janvier 2025 pour bénéficier des tarifs pour les préinscriptions.

 

8. Quelles sont les spécifications techniques pour l'affiche virtuelle ?

• La taille du fichier de l'affiche doit être inférieure à 10 MB.
• Il n'y a pas de dimensions spécifiques requises pour l'affiche virtuelle.
• Le fichier doit être enregistré au format .pdf. Aucun autre format ne sera accepté
• Optimisez pour l'écran, et non pour l'impression :
  • Enregistrez en tant que .pdf standard
  • Ne sauvegardez pas en mode "press-ready"; une résolution d'impression de haute qualité n'est pas nécessair
  • Les fonctionnalités prêtes pour l'impression, telles que les marques de coupe, ne sont pas nécessaires
• Concevez votre affiche de la même manière que vous le feriez pour une impression ou une visualisation sur place. Les spectateurs virtuels pourront zoomer et faire défiler votre affiche au besoin. 

9. Les visiteurs pourront-ils télécharger mon affiche virtuelle ?

Oui, les affiches peuvent être téléchargées sur l'ordinateur du visiteur pour qu'ils puissent les consulter dans leur fenêtre de navigateur. Ils peuvent également prendre des captures d'écran de l'affiche lors de la visualisation. Nous encourageons chaque auteur à inclure une déclaration de droits d'auteur sur l'affiche avant de la téléverser. Exemple de texte de droits d'auteur : Publishing Date: January 2025. © 2025. All rights reserved. Copyright rests with the author. No part of this abstract/poster may be reproduced without written permission from the author.

10. Comment puis-je empêcher la copie, la modification ou l'impression de mon affiche virtuelle ?

Il est possible de configurer votre affiche PDF pour empêcher les utilisateurs d'imprimer, de modifier ou de copier son contenu. Ces paramètres doivent être appliqués par l'auteur avant de téléverser l'affiche. Pour définir ces restrictions, suivez les instructions pour créer un mot de passe de permissions : Adobe Help: Securing PDFs with Passwords. En utilisant un mot de passe de Permissions, vous pouvez empêcher d'autres utilisateurs d'imprimer, de modifier ou de copier le contenu du PDF. Ne définissez pas de mot de passe d'ouverture de document (également appelé Document Open ou user password), qui exige un mot de passe pour ouvrir le PDF. Les visiteurs de l'affiche doivent pouvoir ouvrir le document sans mot de passe. Veuillez noter que ces étapes n'empêcheront pas les utilisateurs de prendre des captures d'écran.

11. Les visiteurs de l'Exposition d'affiches peuvent-ils poser des questions ou engager des discussions avec les auteurs ?

Oui. Les coordonnées électroniques des auteurs des posters seront disponibles dans l’Exposition virtuelle de posters, permettant aux délégués de communiquer directement avec les auteurs pour discuter de recherches spécifiques. De plus, les délégués auront la possibilité d’interagir virtuellement avec les auteurs via un widget de discussion intégré dans l’Exposition virtuelle de posters.

12. Qui puis-je contacter pour plus d'informations ?

Veuillez envoyer vos questions supplémentaires à  abstracts@cns-scn.ca et un membre du personnel de la SCN vous répondra dans un délai de 24 heures (du lundi au vendredi).